Smartphone abschreiben – so geht’s!

Susanne Woda
Handys als Sammelposten abschreiben
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Smartphone abschreiben | BuchhaltungsButler

Vermögenswerte eines Unternehmens unterliegen einer wirtschaftlichen Abnutzung, die bei der Bilanzierung zu berücksichtigen ist. Das ist auch bei Smartphones nicht anders. Doch wie schreibt man Unternehmens-Handys richtig ab? Bestehen Wahlmöglichkeiten? Und was passiert, wenn das Smartphone kaputt geht? Hier finden Sie alle Infos, die Sie benötigen, um Smartphones in Ihrem Unternehmen richtig abzuschreiben.

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Grundlagen: Abschreibung fürs Handy

Schafft ein Unternehmen Smartphones an und stellt sie seinen Mitarbeitern zur Verfügung, gehören diese zum Anlagevermögen. Ein Gerät kann direkt im Anschaffungsjahr abgeschrieben werden, wenn es netto höchstens 800€ kostet. Liegt der Anschaffungspreis darüber, greift die AfA-Abschreibung.

Da Abschreibungen gewinnmindernd wirken, haben beide Varianten unterschiedliche steuerliche Vor- und Nachteile. Beim Abschreiben des Smartphones haben Unternehmer in der Regel also einen großen Spielraum. Für welche Abschreibungsmethode Sie sich entscheiden sollten, hängt im Einzelfall von der Gewinnsituation Ihres Unternehmens ab.

Unter die Digital-AfA fallen Smartphones übrigens nicht. Die neue Regelung mit verkürzter Abschreibung, mit der die Bundesregierung seit 2021 die Digitalisierung unterstützt, gilt nur für Computer und Software.

Selbstständige und Freiberufler können ihr Smartphones als Betriebsausgabe geltend machen, und zwar in dem Umfang, in dem sie es dienstlich nutzen. Bei einer beruflichen Nutzung ab 90% können Sie die Anschaffungs- und die laufenden Kosten vollständig von der Steuer absetzen. Liegt der Nutzungsanteil zwischen 50 und 90%, ist ein anteiliges Absetzen möglich.

Planmäßige Abschreibung von Smartphones (SKR03)

Smartphones zählen zum beweglichen Anlagevermögen eines Unternehmens. Da ihre Lebensdauer endlich ist, müssen sie nach den Grundsätzen von §253 HGB planmäßig abgeschrieben werden. Diese Möglichkeit haben Sie als Unternehmer immer und zwar unabhängig von der Höhe der Anschaffungskosten.

Die gewöhnliche Nutzungsdauer für Mobilfunkendgeräte ist in der AfA-Tabelle mit fünf Jahren angegeben. Oft fällt die Nutzungsdauer jedoch branchenbedingt kürzer aus. Wer dies dem Finanzamt glaubhaft darlegt, kann auch eine kürzere Nutzungsdauer für die Abschreibung zugrunde legen. In der Regel wird eine Nutzungsdauer von drei Jahren anerkannt. Bei einer unterjährigen Anschaffung müssen Sie es im Anschaffungs- und im Abgangsjahr monatsgenau abschreiben.

Schafft ein Unternehmen also ein Smartphone im Wert von 1.500€ netto an, könnte es über drei Jahre verteilt jedes Jahr 500€ abschreiben:

so werden Smartphones abgeschrieben

Planmäßige Abschreibung eines Smartphones (Netto-Wert 1.500€)

s 4830; Abschreibungen auf Sachanlagen 500€
h 0490; Sonstige Büro- und Geschäftsausstattung 500€

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Smartphone als GWG sofort abschreiben (SKR03)

Das Einkommensteuergesetz eröffnet mit den Regelungen zu geringwertigen Wirtschaftsgütern (GWG) einen Weg, die Kosten für Smartphones noch schneller als gewinnmindernden Aufwand geltend zu machen. Denn als GWG lassen sich dienstlich genutzte Handys noch im selben Jahr abschreiben.

Unter GWG fallen betrieblich genutzte Vermögensgegenstände, die beweglich, abnutzbar und selbstständig nutzbar sind. Das gilt auch für alle Smartphones. Zusätzlich ist die Wertgrenze für die GWG-Abschreibung zu beachten. Sie liegt seit 2018 bei 800€ netto pro Gerät. Das heißt: Smartphones mit einem Preis bis 800€ (ohne Umsatzsteuer) können im Jahr der Anschaffung mit dem kompletten Anschaffungspreis abgeschrieben werden. Die Anschaffungsbuchung und die Abschreibung erfolgen über spezielle Konten für GWG:

GWG-Abschreibung eines Smartphones (Netto-Wert 650€)

s 4860; Abschreibungen auf GWG 650€
h 0480; GWG 650€

Sonderfall Sammelposten

Für Wirtschaftsgüter bis 1.000€ können Unternehmer auch die Sammelposten-Abschreibung über fünf Jahre wählen. Dann fällt jedoch die Möglichkeit der regulären GWG-Abschreibung in diesem Jahr weg und alle Güter mit einem Wert bis 1.000€ netto müssen gesammelt über fünf Jahre abgeschrieben werden. Der Unterschied zur AfA-Abschreibung: Sammelposten schreibt man stets auf volle Jahre ab. Selbst wenn das Unternehmen die Smartphones erst im Dezember anschafft, kann es im ersten Jahr den vollen Abschreibungswert ansetzen und muss ihn nicht wie bei der AfA auf die entsprechenden Monate herunterbrechen.

so geht eine außerplanmäßige Abschreibung eines Handys

Unternehmen, die in einem gewinnträchtigen Jahr abzugsfähige Ausgaben benötigen und Firmenhandys anschaffen wollen, sollten auf einen Nettoeinzelpreis bis 800€ (bzw. 1.000€ bei Sammelabschreibung) achten, damit diese als GWG gelten.

Tobias Wewers

Tobias Wewers

Steuerberater bei Wewers GmbH & Co KG Steuerberatungsgesellschaft

Tobias Wewers ist Steuerberater, Betriebswirt (VWA), DVCT-zertifizierter Business Coach, Business Trainer, Mediator sowie Organisationsaufsteller. Seine digitale Steuer- und Unternehmensberatung Steuerberater Wewers begleitet kleine und mittelständische Unternehmen bei ihrer betriebswirtschaftlichen Planung, Führung und Steuerung und berät sie zu steuerlichen Themen sowie zur Lohnoptimierung und Jahresabschlüssen.

Smartphone als Betriebsausgaben geltend machen (SKR03)

Sind die Anschaffungskosten eines Smartphones niedriger als 250€, ist es sogar noch einfacher, dieses als Aufwand geltend zu machen. Es geht als Betriebsausgabe sofort erfolgswirksam in die Gewinn-und-Verlust-Rechnung ein und muss nicht wie ein GWG auf einem separaten Konto erfasst werden (§6 Abs. 2 EStG).

Smartphone (Netto-Wert 200€) als Betriebsausgabe buchen

s 4900; Sonstige betriebliche Aufwendungen 19% VSt 238,00€*
h 1200; Bank 238,00€

Außerplanmäßige Abschreibung bei Diebstahl oder Beschädigung

Im Gegensatz zu den nahezu unkaputtbaren vorsintflutlichen Mobiltelefonen sind moderne Smartphones anfällig für Schäden. Überhitzung, Wasser oder Stürze aus der Hosentasche machen sie schnell unbrauchbar. Zum Leidwesen ihrer Besitzer sind sie auch bei Langfingern sehr beliebt. Geht ein Smartphone noch während der regulären Abschreibungsdauer kaputt oder kommt es abhanden, wird der Buchwert noch im aktuellen Jahr außerplanmäßig abgeschrieben und so als Aufwand geltend gemacht. Das neu gekaufte Ersatzgerät kann dann wie ein neues Gerät nach den oben genannten Grundsätzen abgeschrieben werden.

Ausnahme: Wenn die Anschaffung als GWG-Sammelposten erfolgt ist, wird die Abschreibung weiter gleichmäßig fortgeführt.

Außerplanmäßige Abschreibung Smartphone (Rest-Buchwert 900€)

s 4840; Außerplanmäßige Abschreibungen auf Sachanlagen 900,00€
h 0490; Sonstige Büro- und Geschäftsausstattung 900,00€

Fazit: Smartphones sofort oder nach AfA abschreiben?

Unternehmer können ihr Smartphone als abnutzbares Gut des beweglichen Anlagevermögens planmäßig über drei Jahre abschreiben. Liegt der Anschaffungspreis unter 800€ netto, kommt auch die Abschreibung als geringwertiges Wirtschaftsgut (GWG) im selben Jahr in Betracht. Mit der cleveren Wahl der Abschreibung können Unternehmer die Höhe des Aufwands auf ihre Gewinnsituation abstimmen und so ihre Steuerlast senken.

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FAQs

Wie wird ein Smartphone abgeschrieben?

Jedes Smartphone im Anlagevermögen eines Unternehmens kann planmäßig über fünf Jahre abgeschrieben werden. Bei einem Netto-Kaufpreis bis maximal 800€ gilt es als geringwertiges Wirtschaftsgut (GWG) und kann sofort abgeschrieben werden. Bei Verlust oder Beschädigung schreibt man den Restwert außerplanmäßig ab.

Ist ein Handy ein GWG?

Smartphones mit einem Netto-Kaufpreis von höchstens 800€, also 952€ inkl. MwSt, zählen zu den GWG und können noch im Jahr der Anschaffung komplett abgeschrieben werden.

Wie oft kann man Handys abschreiben?

Schafft ein Unternehmen Smartphones für seine Mitarbeiter an, kann jedes davon abgeschrieben werden. Das gilt auch für Neuanschaffungen nach Diebstahl oder Beschädigung. Eine Regelung, wie viele Smartphones ein Unternehmer benötigt bzw. angemessen sind, gibt es nicht.

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