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Aufbewahrungsfristen Geschäftsunterlagen | BuchhaltungsButler
Wenn Sie Unternehmer beziehungsweise Gewerbetreibender sind, müssen Sie geschäftliche Unterlagen je nach Art unterschiedlich lange aufbewahren. Meistens handelt es sich um Fristen zwischen sechs und zehn Jahren. Für Sie sind aus rechtlicher Sicht zwei Rechtsgrundlagen maßgeblich. Das Steuerrecht und das Handelsrecht. Damit Sie zukünftig einen genauen Blick für die relevanten Fristen haben, erklären wir Ihnen in diesem Artikel, welche Aufbewahrungsfristen für Sie relevant sind.
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Gesetzliche Grundlagen für Aufbewahrungsfristen
Die gesetzlichen Grundlagen für die Aufbewahrungsfrist sind zum einen die steuerrechtliche Aufbewahrungsfrist, zum anderen die handelsrechtliche Aufbewahrungsfrist. Wenn es in diesem Zusammenhang um Aufbewahrung geht, ist damit nicht einfaches Ablegen von Dokumenten gemeint, sondern eine geordnete Archivierung. Nur damit wird gewährleistet, dass Sie als Unternehmer jederzeit selbst schnellen Zugriff auf Ihre Unterlagen haben und in der Lage sind, diesen Zugriff auch dem Finanzamt zu gewähren – zum Beispiel im Falle einer Betriebsprüfung.
Steuerrechtliche Aufbewahrungspflicht (AO)
Als Unternehmer gelten für Sie die Aufbewahrungspflichten des deutschen Steuerrechts. Welche Unterlagen Sie wie lange aufbewahren müssen, ist in § 147 der Abgabenordnung geregelt.
Die Verpflichtung zur Buchführung und damit zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen gilt steuerrechtlich grundsätzlich für alle Gewerbetreibenden mit mehr als 600.000€ Umsatz oder 60.000€ Gewinn pro Jahr. Ferner sind auch Land- und Forstwirte mit mehr als 60.000€ im Kalenderjahr bzw. bei einer Nutzfläche mit einem Wirtschaftswert von mehr als 25.000€ zur Aufbewahrung verpflichtet. Ausgenommen von dieser Regel sind freie Berufe wie Ärzte oder Steuerberater.
Handelsrechtliche Aufbewahrungspflicht (HGB)
Die Grundlage der handelsrechtlichen Aufbewahrungspflicht finden Sie in §257 HGB (Handelsgesetzbuch). Demnach sind Kaufleute zur Aufbewahrung Ihrer Unterlagen verpflichtet. §238 HGB bestimmt darüber hinaus, dass Ihre Buchhaltung so gestaltet sein muss, dass alle Geschäftsvorfälle auch von Dritten, wie zum Beispiel dem Finanzamt, lückenlos und vollständig nachvollzogen werden können. Das Ziel ist eine revisionssichere Archivierung. Von Ihnen wird also eine ordnungsmäßige Führung und Aufbewahrung der Bücher verlangt.
Wer unterliegt der Aufbewahrungspflicht?
In der Praxis müssen alle Unternehmen ihre Unterlagen archivieren. Eine Sonderregelung für Kleinunternehmer gibt es nicht. Eine Geschäftsaufgabe oder -übergabe ändert an dieser Aufbewahrungspflicht nichts.
Die Aufzeichnungspflicht bezieht sich stets auf den Betrieb. Das bedeutet: Je nach Unternehmensform sind unterschiedliche Personen für die Aufbewahrung der Unterlagen verantwortlich:
- Bei Einzelunternehmen der Geschäftsinhaber
- Bei der BGB-Gesellschaft (GbR) und OHG die Gesellschafter
- Bei der KG die persönlich haftenden und die zur Geschäftsführung berufenen Gesellschafter
- Bei der GmbH und der UG (haftungsbeschränkt) der/die Geschäftsführer
Gesetzliche Aufbewahrungsfristen
Die Abgabenordnung regelt, ob Unternehmen steuerrelevante Unterlagen 6 oder sogar 10 Jahre aufbewahren müssen.
Die Grundlage für die Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren ist in §147 Abs. 3 AO i.V.m. §147 Abs. 1 Nr. 1, 4, 4a AO geregelt und gilt unter anderem für folgende Dokumente:
- Inventare
- Bücher und Aufzeichnungen
- Jahresabschlüsse (Bilanz und GuV)
- Lageberichte
- Eröffnungsbilanz mit allen Unterlagen
- Buchungsbelege und Rechnungen (Bewirtungsbelege, Reisekosten, Lieferscheine und Quittungen)
- Bankunterlagen und Kontoauszüge
- Fahrtenbücher
- Steuererklärungen und Umsatzsteuervoranmeldungen
Für die restlichen Unterlagen gilt eine Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren. Dazu zählen zum Beispiel:
- Handels- und Geschäftsbriefe
- Unterlagen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind
- Auftragsbestätigungen
- Mahnungen
- Versicherungspolicen
- Verträge
Wie werden die Dokumente im Büro aufbewahrt?
Grundsätzlich müssen Sie die Dokumente geordnet aufbewahren. Alle Aufbewahrungsformen müssen den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entsprechen. Bis auf die Eröffnungsbilanz und Jahresabschlüsse dürfen Sie alle Unterlagen auf Datenträgern speichern. Grundsätzlich müssen Sie die Unterlagen aufgrund des Steuerrechts in Deutschland verwahren. Stellen Sie die Wiedergabe der Datenträger über 6 bzw. 10 Jahre sicher. Natürlich müssen die Unterlagen während der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar und lesbar sein.
Rechnungen auf Thermopapier wie z.B. bei der Tankstelle verblassen und sind schon nach einigen Jahren nicht mehr lesbar. Daher bieten Softwarelösungen wie BuchhaltungsButler eine zuverlässige Aufbewahrungsmöglichkeit, mit der Sie Belege schnell und einfach wiederfinden können und die Lesbarkeit garantieren.
Fatih Cakar
Steuerberater bei Trimborn Partner
Fatih Cakar ist seit 2014 bei Trimborn Partner tätig und hat sich dabei unter anderem auf die Bereiche Digitalisierung, StartUps sowie die Beratung internationaler Mandanten spezialisiert. Die Kanzlei erhielt in den vergangenen Jahren verschiedene Auszeichnungen, etwa von Datev oder auch dem Handelsblatt. Im März 2021 legte Herr Cakar erfolgreich sein Steuerberaterexamen ab.
Das droht bei Verstößen gegen die Aufbewahrungspflicht
Wer aufbewahrungspflichtige Unterlagen vor Ablauf der Frist beiseite schafft, verheimlicht oder anderweitig dafür sorgt, dass die Übersicht der Vermögensgegenstände erschwert wird, verstößt gegen die Aufbewahrungspflicht. Wer gegen die Aufbewahrungspflicht nach Handelsrecht oder Steuerrecht verstößt, verletzt auch die Buchführungspflicht. Die Konsequenzen dafür sind im Strafgesetzbuch (StGB) und in der Abgabenordnung (AO) verankert.
Wenn das Finanzamt keine Besteuerungsgrundlage aufgrund unvollständiger Bücher und Aufzeichnungen hat, muss es Gewinne und Umsätze durch Branchenvergleichswerte schätzen. Dies ist geregelt in §162 AO. Außerdem kann es bei fehlenden Belegen zu Betriebsausgaben zur Versagung der steuerlichen Berücksichtigung dieser Ausgaben kommen.
Wenn das Gericht zu dem Schluss kommt, dass der Tatbestand der Steuergefährdung oder der Steuerhinterziehung erfüllt ist, müssen Sie neben einem Bußgeld sogar mit einer Freiheitsstrafe rechnen. Entsprechende Verfahren verlängern die Aufbewahrungsfrist.
Exkurs: Aufbewahrungspflicht für Privatpersonen
Ein landläufiger Irrtum ist, dass es für Privatleute keine Aufbewahrungspflicht gibt. Jedoch haben auch Privatleute eine Aufbewahrungspflicht, nämlich dann, wenn es um Leistungen an einem Grundstück geht. Die Aufbewahrungspflicht beträgt dann zwei Jahre.
Diese Aufbewahrungspflicht bezieht sich auf Rechnungen, Zahlungsbelege oder andere beweiskräftige Unterlagen. Zu solchen Leistungen gehören u. a. sämtliche Bauleistungen, planerische Leistungen, die Bauüberwachung, Renovierungsarbeiten, das Anlegen von Bepflanzungen, Gerüstbau usw.. Auf diese Aufbewahrungspflicht der Privatperson hat der leistende Unternehmer nach dem UStG in der Rechnung hinzuweisen.
Grundsätzlich sind bestimmte Aufbewahrungsfristen auch bei Privatleuten für die Steuererklärung wichtig. Empfehlenswert ist grundsätzlich eine Aufbewahrung aller Dokumente für vier Jahre nach Abgabe der Steuererklärung.
Beginn der Aufbewahrungsfrist für Geschäftsunterlagen
Die Aufbewahrungspflicht beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument entstand. Wenn Sie den Jahresabschluss für 2021 erst im Mai 2022 erstellen, beginnt die Aufbewahrungsfrist erst am 01.01.2023. Sie endet dann am 31.12.2032. Sie dürfen die Unterlagen also erst bei zehnjähriger Aufbewahrungsfrist ab dem 01.01.2033 entsorgen.
Dieses Datum ist nur relevant, wenn die Unterlagen keine steuerliche Bedeutung mehr haben. Dies gilt übrigens auch für Unterlagen mit einer Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren. Sobald Unterlagen für eventuelle Betriebsprüfungen noch steuerliche Relevanz haben, sind sie auch über die Aufbewahrungspflicht hinaus aufzubewahren.
Aufbewahrungsfristen für Dokumente: Checkliste
Hier finden Sie beispielhaft typische Geschäftsfällemit ihrer Aufbewahrungsfrist in Jahren.
| Dokument | Aufbewahrungsfrist |
| Bankbelege | 10 Jahre |
| Einfuhrunterlagen (Anträge, Genehmigungen, Erklärungen, Lizenzen, Zollunterlagen etc.) | 10 Jahre |
| Fahrtkostenerstattungen | 10 Jahre |
| Gehaltslisten einschließlich Listen für Sonderzahlungen sowie Buchungsbelege | 10 Jahre |
| Handelsbriefe (außer Rechnungen oder Gutschriften) | 6 Jahre |
| Inventare (§ 240 HGB) | 10 Jahre |
| Jahresabschluss mit Erläuterungen | 10 Jahre |
| Quittungen | 10 Jahre |
| Rechnungen an Unternehmer | 10 Jahre |
| Schriftwechsel | 6 Jahre |
| Wareneingangs- und Warenausgangsbücher | 10 Jahre |
| Zahlungsanweisungen | 10 Jahre |
Die vorstehende Liste beinhaltet zahlreiche typische Verwaltungsvorgänge mit Aufbewahrungspflichten. Wenn Sie im Einzelfall unsicher über die Aufbewahrungspflicht von einzelnen Dokumenten sind, fragen Sie Ihren Steuerberater.
Fazit
Als Unternehmer müssen Sie geschäftliche Dokumente 6 Jahre oder 10 Jahre lang aufbewahren. Die rechtlichen Grundlagen erwarten von Ihnen eine Archivierung der Geschäftsvorfälle, die jederzeit abrufbar sein müssen. Unsere Checkliste hilft Ihnen in zahlreichen alltäglichen Geschäftsvorgängen zu prüfen, welche Aufbewahrungspflicht jeweils besteht. Wenn Sie die Aufbewahrungsfristen missachten, drohen Ihnen steuerliche Nachteile, ein Bußgeld oder sogar ein Strafverfahren.
FAQs
Welche Geschäftsunterlagen müssen länger als 10 Jahre aufbewahrt werden?
Unterlagen, die etwa für eine Betriebsprüfung benötigt werden, müssen auch über die Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren hinaus aufbewahrt werden.
Welche Geschäftsunterlagen können 2021 vernichtet werden?
Geschäftsunterlagen, in denen der letzte Eintrag 2010 bzw. 2014 erfolgte, z.B. Jahresabschlüsse, Buchungsbelege für die 10 Jahresfrist bzw. Geschäftsbriefe und Verträge für die 6 Jahresfrist.
Wie lange muss ich die Buchhaltung aufbewahren?
Je nach Dokumentart 6 bzw. 10 Jahre.
Wer muss Geschäftsunterlagen aufbewahren?
Unternehmer, Gewerbetreibende und grundsätzlich alle Kaufleute (§257 HGB). Für Privatpersonen gilt diese Regel lediglich für Dienstleistungen am Grundstück.
Wie lange muss ein Unternehmen eine Rechnung aufbewahren?
Rechnungen müssen 10 Jahre aufbewahrt werden.
Können Unterlagen nach Betriebsprüfung vernichtet werden?
Nur, wenn die Unterlagen nicht mehr unter die Aufbewahrungsfrist fallen und sie für zukünftige Prüfungen nicht mehr relevant sind.
Welche Unterlagen müssen 30 Jahre aufbewahrt werden?
Urteile, Mahnbescheide, ärztliche Gutachten, Geburtsurkunden, Sterbeurkunden, Unterlagen zur Rentenberechnung.
Welche Unterlagen müssen in Papierform aufbewahrt werden?
Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse und Konzernabschlüsse. Dies gilt auch dann, wenn sie zusätzlich in anderer Form abgespeichert sind.
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