Muss man digitale Rechnungen ausdrucken?

Was Sie bei der Aufbewahrung digitaler Belege beachten müssen

Digitale Rechnungen ausdrucken und abheften. Was so simpel klingt, ist jedoch nicht korrekt.
Sie unterliegen einer strengen Aufbewahrungs- und Archivierungspflicht. Für elektronische Rechnungen gelten die gleichen Aufbewahrungspflichten wie für Papierrechnungen, nur dass diese auf digitalem Weg gespeichert und für mindestens 10 Jahre archiviert werden müssen.
Es ist dabei verpflichtend, den digitalen Beleg im selben Format, in dem er übermittelt wurde, zu speichern.

Wichtig: Wurden die elektronischen Rechnungen in ein anderes Format umgewandelt, ist es zwingend notwendig die transformierten Dateien mit den Ursprünglichen zu verknüpfen und aufzubewahren.

Digitale Rechnungen im Rahmen der Umsatzsteuerkontrolle

Im Falle einer Umsatzsteuerkontrolle hat der Prüfer das Recht, alle elektronischen Belege in jener Form, in der sie versendet wurden, zu begutachten.
Lediglich mit den ausgedruckten Belegen aufzuwarten, ist nicht ausreichend.
In Anbetracht dessen ist es empfehlenswert, einen unverzüglichen Zugriff auf die digitalen Belege zu gewährleisten.

Digitale Rechnungen archivieren

Der elektronische Beleg muss problemlos lesbar und per Maschine auswertbar sein.
Außerdem gilt es zu berücksichtigen, dass die digitalen Rechnungen auf nicht veränderbaren Speichermedien abgelegt sind.
Dazu zählen einmalig beschreibbare CDs und DVDs wie man sie im Einzelhandel findet.
Eine Lagerung der Daten auf USB-Sticks oder ähnlichen Speichermedien ist demnach unzureichend und kann Probleme mit sich bringen.