Verpflegungsmehraufwendungen, Fahrtkosten und Übernachtungspauschalen 2021

Grundsätzlich können Reisekosten vom Arbeitgeber oder über die private Steuererklärung erstattet werden. Die Erstattung kann anhand von Belegen oder oft auch anhand von Pauschalen erfolgen. Start und Ende der Reisen sind immer die tatsächlichen Orte des Beginns bzw. des Endes. Gleiches gilt bezüglich der Uhrzeiten.

Unter dem Begriff "Reisekosten" werden üblicherweise Verpflegungsmehraufwendungen, Fahrtkosten, Übernachtungskosten/-pauschalen und Reisenebenkosten zusammengefasst.

Abzugsfähige Reisekosten und Pauschalen für Arbeitnehmer und Unternehmer

1. Fahrtkosten

Als Fahrtkosten gelten entweder die tatsächlich angefallenen und nachgewiesenen Kosten, die durch die Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel angefallen sind (Taxi, Flugzeug oder Bahn) bzw. bei Nutzung des privaten Pkws die nachgewiesenen Kfz-Kosten je Kilometer (Benzin und Diesel, Steuer, Versicherung, Abschreibung etc.) oder aber die kilometer- und fahrzeugabhängigen Fahrtkosten in Form einer Reisekostenpauschale. Diese pauschalen Kilometersätze (0,30 EUR/km bei Nutzung des Kfz, 0,20 EUR/km bei Nutzung Motorrad/Mofa) können grundsätzlich nur dann angesetzt werden, wenn das Fahrzeug auch tatsächlich für die entsprechende Fahrt genutzt wurde.
Geschäftsreisen mit öffentlichen Verkehrsmitteln wie Bahn, Flugzeug etc. können also nicht alternativ über die Kilometerpauschale abgerechnet werden.

Hinweis für Freiberufler: Bei der Abrechnung sollte die Kilometerabrechnung nicht „übertrieben werden“. Denn: Wird das betrieblich genutzte Privatfahrzeug zu mehr als 50 % unternehmerisch genutzt, wird es zu notwendigem Betriebsvermögen. In diesem Fall sind die tatsächlichen Fahrzeugkosten zu ermitteln, die dann zwar zu 100% abzugsfähig sind – im Gegenzug ist der Privatanteil aber nach der 1%-Regel zu versteuern, was in vielen Fällen zu einem Minusgeschäft wird (nach Verrechnung mit dem Privatanteil bleiben häufig kaum noch Kosten übrig).

Buchungsvorschlag Fahrtkostenpauschale (Unternehmer, SKR03)
Ob Sie sich die Pauschale auszahlen oder nur fiktiv berechnen, spätestens am 31.12. sollten Sie diese in Ihrer Buchhaltung erfassen. Dies geht bequem gesammelt als ein einziger Posten. Sie buchen z.B. wie folgt:

30,00 EUR
von 4673; Reisekosten Unternehmer, Fahrtkosten
an 1890; Privateinlage
(falls Zahlung erfolgt: 1200; Bank)
Sie buchen ohne Umsatzsteuer.

2. Verpflegungsmehraufwendungen

Im Gegensatz zu den Fahrtkosten müssen Verpflegungsmehraufwendungen i.d.R. nach Pauschalen abgerechnet werden. Übernimmt der Arbeitgeber die Kosten für die Verpflegung (bspw. Frühstück im Hotel, vom Arbeitgeber bezahlte „Geschäftsessen“) ist die Verpflegungspauschale anteilig (bis auf max. 0 EUR) zu kürzen. Für ein Frühstück beträgt die Kürzung 20%, für ein Mittag- oder Abendessen 40% des Tagesbetrages.
Bezüglich der Pauschalen für die Verpflegungsmehraufwendungen wird zwischen Inland und Ausland unterschieden. Im Inland gilt:
- Abwesenheit von mehr als 8 Stunden: 14,00€
- Abwesenheit von mehr als 24 Stunden: 28,00€
- An- und Abreisetag: 14,00€ (unabhängig von der Stundenzahl, sofern es sich um eine mehrtägige Geschäftsreise mit Übernachtung handelt).

Eine Tabelle der genauen Pauschalen im Ausland 2021 finden Sie am Ende des Artikels.
Sollte in der amtlichen Tabelle das von Ihnen bereiste Land nicht dabei sein, so gelten die Pauschalen für Luxemburg. Für Übersee- und Außengebiete sind die Pauschalen des Mutterlands maßgebend. Die Tabelle ist ab dem 01.01.2021 gültig.

Besonderheit bei Auslandsreisen:
Bei Reisen vom Inland ins Ausland ist immer die Pauschale für das vor 24 Uhr Ortszeit erreichte Land maßgeblich. Sollten an einem Kalendertag Auswärtstätigkeiten im In- sowie Ausland durchgeführt werden, ist für diesen Tag das Auslandstagegeld maßgeblich. Bei der Rückreise in das Inland richtet sich die Pauschale nach dem Land, indem zuletzt Tätigkeiten ausgeführt wurden.

Buchungsvorschlag Verpflegungsmehraufwendungen (Unternehmer, SKR03)
Auch diese Pauschale können Sie sich auszahlen oder fiktiv für die Steuererklärung ansetzen. Zum 31.12. sollten Sie spätestens wie folgt buchen:

28,00 EUR
von 4674; Reisekosten Unternehmer, Verpflegungsmehraufwendungen
an 1890; Privateinlage
(wenn Zahlung erfolgt gegen 1200; Bank)
Sie buchen ohne Umsatzsteuer.

3. Übernachtungskosten / Übernachtungspauschalen

4. Reisenebenkosten

Als abziehbare Reisenebenkosten werden zum Beispiel Mautgebühren, Kosten für Beförderung und Aufbewahrung von Gepäck oder aber auch Kosten in Form von Wertverlust bezogen auf die mitgeführten Gegenstände, zum Beispiel durch Diebstahl oder Beschädigung, bezeichnet. Nicht abziehbare Reisekosten hingegen sind die Anschaffung von Reisekleidung, private Ferngespräche oder die Nutzung der Minibar. Der Arbeitgeber kann seinem Arbeitnehmer diese Nebenkosten lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei erstatten. Als Unternehmer können diese Kosten als Aufwand verbucht werden.

I. Abrechnungen als Arbeitnehmer

Vorab ist zu vermerken, dass Ihr Arbeitgeber nicht zwangsläufig verpflichtet ist, Ihnen die Reisekosten zu erstatten. Oft sind aber im Arbeitsvertrag Regelungen zur Erstattung festgehalten. Falls Ihr Arbeitgeber Ihnen die Reisekosten nicht erstattet, ist das für Sie nicht zwangsläufig ein Nachteil.

Variante 1: Ihr Arbeitgeber erstattet Ihnen die Reisekosten:
Sie belegen Ihrem Arbeitgeber die entstandenen Reisekosten durch Rechnungen. Ihr Arbeitgeber kann Ihnen dann die Kosten in der tatsächlichen Höhe steuerfrei erstatten. Bei dieser Erstattungsmethode müssen die Rechnungen auf den Namen und die Anschrift des Arbeitgebers ausgestellt sein. Alternativ hat der Arbeitgeber auch die Möglichkeit, Ihnen die Kosten über die zulässigen Pauschalen zu erstatten. Letzteres ist der Fall, wenn Mitarbeiter zum Beispiel bei Verwandten oder Freunden übernachten (außer im Ausland!).

Variante 2: Ihr Arbeitgeber erstattet Ihnen die Reisekosten nicht:
Sofern Ihnen die Reisekosten vom Arbeitgeber nicht erstattet werden, können Sie diese steuerlich als Werbungskosten geltend machen. Rechnungen müssen in diesem Fall auf den Namen und die Anschrift des Arbeitnehmers ausgestellt werden. Außerdem gilt, dass für die Verpflegungsmehraufwendungen ausschließlich die Pauschalen und nicht die tatsächlichen Kosten angesetzt werden dürfen. Bei den Fahrtkosten hingegen können Sie die tatsächlichen Kosten durch einen Nachweis ansetzen, oder die geltenden Kilometerpauschalen nutzen. Für die Übernachtungskosten sind nur die tatsächlichen Kosten abzugsfähig. Die Übernachtungspauschale ist nicht zulässig. Wichtig ist zudem, dass Verpflegungskosten isoliert von den Übernachtungskosten betrachtet werden.

II. Abrechnung als Unternehmer ggü. Auftraggeber:

Variante 1: Belege erstatten lassen:
Lassen Sie sich die Belege erstatten, müssen die Rechnungen auf Ihren Auftraggeber ausgestellt sein, da dieser dann die Vorsteuer geltend macht. Sind die Belege auf Sie ausgestellt, ist dies unmöglich. Bei Ihnen stellen die Ausgaben für Spesen sowie deren Erstattung dann lediglich einen durchlaufenden Posten dar, der zum Beispiel über Interimskonto 1590 (SKR03) gebucht werden kann. Zahlungen und Erstattungen sind weder aufwands- noch ertragswirksam.

Variante 2: Reisekosten in Rechnung stellen:
Stellen Sie Ihrem Auftraggeber die Reisekosten in Rechnung, setzen Sie die Kosten selbst ab und machen die Vorsteuer geltend. Die Reisekosten sind für Sie dann Aufwendungen und werden als solche verbucht. Die Abrechnung an Ihren Auftraggeber ist Ertrag, welcher mit Umsatzsteuer verbucht werden muss. Dabei gilt: Nebenkosten teilen das Schicksal der Hauptleistung. Hat die Hauptleistung 19% UmSt. darf auch ein Taxibeleg nicht mit 7% UmSt. berechnet werden, sondern Sie schlagen auf den Nettobetrag 19% UmSt. auf. Sollte Ihr Auftraggeber in diesem Fall auf einen belegmäßigen Nachweis bestehen, fügen Sie der Rechnung Kopien bei. Die Originale müssen wegen des Vorsteuerabzuges bei Ihnen in den Unterlagen bleiben!

Co-Autor: Steuerberater Patric Böhle

Patric Böhle ist Steuerberater und geschäftsführender Gesellschafter bei der BaBo Tax Steuerberatungs GmbH - Wirtschaftsprüfungs- und Steuerberatungsgesellschaft. Patric hat einen besonderen Fokus auf Lohn- und Gehaltsabrechnungen sowie komplexe, sozialversicherungsrelevante Sachverhalte. Er betreut als Experte bei BaBo Tax alle Sozialversicherungsprüfungen und kennt diverse Kniffe, um mehr Netto vom Brutto zu bekommen.

III. Formular zur Reisekostenabrechnung

Word-Dokument zum downloaden: Formular zur Reisekostenabrechnung

Buchungsvorschläge für Unternehmer SKR03

Fahrtkosten:
3,20€ von 4673; Reisekosten Unternehmer, Fahrtkosten an 1200; Bank

Verpflegungsmehraufwendungen:
28€ von 4674; Reisekosten Unternehmer, Verpflegungsmehraufwand an 1590; Verrechnungskonto

Tabelle für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungspauschalen im Ausland

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Insbesondere ersetzen die Informationen keine qualifizierte Beratung durch einen Steuerberater.

Stand: 10.02.2021. Alle Angaben ohne Gewähr.