Fahrtkosten für Dienstreisen berechnen und buchen

Susanne Woda
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Fahrtkosten buchen für Unternehmer | BuchhaltungsButler

Bei Dienstreisen im In- und Ausland entstehen in Unternehmen Reisekosten, entweder für Sie als Unternehmer selbst oder für Ihre Mitarbeiter. Diese können Sie als Fahrt- und Fahrtnebenkosten, Verpflegungsmehraufwand sowie Übernachtungskosten gewinnmindernd geltend machen und senken damit Ihre Steuerlast. Welche Kosten Sie für Fahrten mit Bus und Bahn, im eigenen oder firmeneigenen Fahrzeug ansetzen können und wie Sie die Ausgaben korrekt buchen, erfahren Sie in diesem Beitrag.

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Fahrtkosten: Betriebsausgaben oder Werbungskosten?

Als Unternehmer können Sie sowohl Fahrtkosten zu einer Dienstreise als auch zur Arbeitsstätte steuerlich absetzen. Dabei müssen Sie genau zwischen den Fahrten von der Wohnung zur eigenen Betriebsstätte und Fahrten im Rahmen auswärtiger Tätigkeiten unterscheiden. Fahrten zur Betriebsstätte können Selbstständige und Unternehmer im Rahmen der Entfernungspauschale als Werbungskosten absetzen. Als Dienstreisen gelten nur betrieblich veranlasste Fahrten, die Sie von der Betriebsstätte aus antreten. Diese können Sie je nach Art des Fortbewegungsmittels als Betriebsausgaben ansetzen.

Entfernungspauschale gilt auch für Unternehmer

Die Fahrt zum Arbeitsplatz können Sie als Unternehmer genau wie Arbeitnehmer auch im Rahmen der Steuererklärung als Werbungskosten geltend machen. Dabei ist es egal, ob sie die Fahrt mit dem eigenen Pkw, Dienstwagen, öffentlichen Verkehrsmitteln, per Rad oder zu Fuß antreten. Für die Berechnung der Entfernungspauschale gilt:

  • Anrechenbar sind 30 Cent pro Entfernungskilometer und ein erhöhter Satz ab dem 21. Kilometer (38 Cent)
  • Als Strecke gilt die einfache Entfernung zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte
  • Berücksichtigt werden nur die tatsächlichen Arbeitstage, abzgl. Urlaub und Feiertagen

In Ihrer privaten Steuererklärung können Sie bis zu 4.500€ ohne irgendwelche Nachweise ansetzen. Alles was darüber hinaus geht muss mit entsprechenden Belegen nachgewiesen werden.

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Fahrtkosten für eine Dienstreise

Die Kosten für Fahrten zu Tätigkeiten außerhalb der Betriebsstätte können Unternehmer als Betriebsausgaben geltend machen. Die Anlässe für solche Dienstfahrten können vielfältig sein. Betrieblich veranlasste Fahrtkosten entstehen z. B. bei

  • Fahrten zu Kunden oder Geschäftspartnern,
  • Reisen zu Messen, Schulungen und Tagungen oder
  • Reisen zu unternehmenseigenen Niederlassungen.

Damit Ihre Aufwendungen vom Finanzamt als Betriebsausgaben anerkannt werden, müssen Sie deren betriebliche Veranlassung belegen. Dazu dienen Reisekostenabrechnungen, Fahrtkosten- oder Kilometeraufstellungen.

Es existieren keine gesetzlichen Formvorschriften für eine Reisekostenabrechnung. Nicht einmal eine Unterschrift ist dafür nötig. Dennoch ist es sinnvoll, einen vorgefertigten Vordruck zu nutzen. Er hilft dabei, Fehler zu vermeiden und erleichtert Ihnen die Buchhaltung und Prüfung.

Dienstfahrten mit Bus und Bahn

Klar belegbare Kosten wie Taxifahrten, Tickets für Bahn, den öffentlichen Nahverkehr oder Flüge können Unternehmer in ihrer tatsächlichen Höhe abrechnen. Als Nachweis dient der Originalbeleg, also zum Beispiel die Taxiquittung oder das Bahnticket.

Als umsatzsteuerpflichtiger Unternehmer machen Sie dabei auch die Vorsteuer geltend. Für öffentliche Verkehrsmittel gilt der reduzierte Mehrwertsteuersatz von 7%. Dieser ist auch dann anzuwenden, wenn auf dem Ticket kein Hinweis auf den anzuwendenden Steuersatz erscheint.

Buchungsbeispiel: Ein Unternehmer fährt mit der Bahn zu einem Kundentermin und zahlt die Kosten bar.

Frau gibt Fahrtkosten einer Dienstreise an

Fahrtkosten Unternehmer, Bahnfahrt

s 4673; Reisekosten Unternehmer Fahrtkosten 7% VSt. 29€*
h 1000; Kasse 29€

Dienstfahrten mit dem Pkw

Bei Nutzung des privaten Pkws oder eines Dienstwagens wird die Berechnung etwas komplizierter. Wie genau Unternehmer diese Fahrten abrechnen können, hängt davon ab, ob das Fahrzeug zum Privat- oder Betriebsvermögen gehört. Dafür gelten folgende Grenzen:

Anteil privater Nutzung Zuordnung des Pkws
private Nutzung < 10% Pkw gehört zum Privatvermögen
private Nutzung zwischen 10 und 50% Unternehmer entscheidet, ob Privat- oder Betriebsvermögen
betriebliche Nutzung > 50% Pkw zählt zum Betriebsvermögen

Fahrten im Privatfahrzeug

Dienstreisen in Fahrzeugen, die nicht dem Betriebsvermögen zuzuordnen sind (z. B. privater Pkw oder Leihwagen), können Unternehmer mit einer Kilometerpauschale abrechnen. Dafür können sie entweder ihre tatsächlichen Kosten geltend machen oder auf die gesetzlichen Sätze zurückgreifen. Über die Pauschale hinaus dürfen Sie Parkscheine und Aufwendungen, die im Zuge eines Unfalls bei einer dienstlichen Fahrt entstanden sind, als Betriebsausgabe geltend machen.

Um den individuellen Kilometersatz zu ermitteln, addieren Sie alle jährlichen Aufwendungen für Treibstoff, Kfz-Steuer, Versicherungen, Instandhaltung sowie die jährliche Abschreibung und teilen diese durch die tatsächlich im Jahr gefahrenen Kilometer. Die dienstlichen Fahrten können Sie dann mit dem so ermittelten Satz abrechnen. Ein Vorsteuerabzug ist dabei nicht zulässig.

Die individuelle Kilometerpauschale können Sie auch im Folgejahr verwenden, sofern sich an den Berechnungsgrundlagen wie Leasingrate oder Abschreibung nichts Wesentliches geändert hat.

Wenn Sie keinen Nachweis der tatsächlichen Kosten erbringen können oder sich die aufwendige Ermittlung des individuellen Satzes ersparen wollen, können Sie Dienstreisen im privaten Pkw mit den im Bundesreisekostengesetz festgelegten Kilometersätze abrechnen. Diese sind per Stand 15.10.2022:

  • 30 Cent bzw. seit 1.1.2022 38 Cent ab dem 21. Kilometer für Auto
  • 20 Cent Motorrad, Motorroller, Moped, Mofa oder E-Bike bis 25 km/h

Die Kilometerpauschale können Sie unabhängig von den tatsächlich entstandenen Kosten auch ansetzen, wenn Sie das Privatfahrzeug eines Dritten für betriebliche Fahrten nutzen.

Buchungsbeispiel: Eine Unternehmerin führt ausnahmsweise eine Fahrt mit dem Privatauto ihres Bruders durch. Die Fahrtkosten (gefahrene Strecke 100 km) werden auf sein privates Bankkonto erstattet.

Fahrtkosten Unternehmer, privater Pkw

s 4673; Reisekosten Unternehmer Fahrtkosten 30€
h 1200; Bank 30€

Geschäftsreisen mit dem Firmenwagen

Gehört das Fahrzeug zum Betriebsvermögen, müssen Unternehmer die Fahrtkosten für einzelne Fahrten nicht extra ermitteln. Sie können die tatsächlichen Betriebskosten (Tankkosten, Reparatur- und Instandhaltung, Versicherungen, Steuern sowie die Abschreibungen) des Fahrzeugs in voller Höhe als Betriebsausgaben ansetzen. Der Vorsteuerabzug kann dabei zu 100% geltend gemacht werden. 

Den privaten Nutzungsanteil müssen Sie allerdings versteuern. Diese können Sie über ein Fahrtenbuch nachweisen oder den geldwerten Vorteil pauschal über die 1%-Regelung versteuern.

Buchungsbeispiel: Ein Unternehmer betankt das Firmenfahrzeug während einer Dienstreise und zahlt per Kreditkarte.

Tankkosten Firmenwagen

s 4530; Laufende Kfz-Betriebskosten 19% VSt. 55€*
h 1200; Bank 55€

Fahrtkosten Dienstreise für Arbeitnehmer abrechnen

Unternehmer müssen ihren Mitarbeitern Fahrtkosten, die diesen zur Ausführung von Aufträgen entstehen, laut § 670 BGB erstatten. Diese können Sie dann als Betriebsausgaben absetzen.

Bei der Berechnung gelten ähnliche Regelungen wie oben beschrieben: Voll nachweisbare Kosten für Bus, Bahn oder Taxi werden anhand der Originalbelege in voller Höhe erstattet und als Betriebsausgabe angesetzt. Für Dienstreisen im privaten Pkw des Angestellten gilt die gesetzliche Kilometerpauschale. Stellen Sie Ihren Mitarbeitern einen Dienstwagen, müssen Sie deren Dienstfahrten nicht gesondert erstatten, sondern setzen die tatsächlichen Fahrzeugkosten als Betriebskosten an.

Diese Fahrtkosten können Arbeitnehmer absetzen

Buchungsbeispiel: Ein Mitarbeiter stellt einen Antrag auf Erstattung verauslagter Fahrtkosten für eine Dienstreise mit dem privaten Pkw. Für die Strecke von 30 km macht er 0,30€ pro km geltend.

Fahrtkosten Mitarbeiter, privater Pkw

s 4663; Reisekosten Arbeitnehmer Fahrtkosten 9€
h 1200; Bank 9€

Angestellte Geschäftsführer gelten in diesem Zusammenhang als Arbeitnehmer und werden analog zu den Mitarbeitern behandelt.

Fazit: Fahrtkosten einer Dienstreise senken den Betriebsgewinn

Unternehmer können Reisekosten, die ihnen oder ihren Mitarbeitern für betriebliche Tätigkeiten außerhalb der Arbeitsstätte entstehen, als Betriebsausgaben absetzen. Dazu gehören auch Fahrtkosten, die für Fahrten vom Betrieb aus zu Kunden, Geschäftspartnern, Fortbildungen oder Messen entstehen. Welche Aufwendungen dabei angesetzt werden dürfen und wie diese verbucht werden, hängt von der Art des Fortbewegungsmittels ab. Damit die Kosten für Firmenwagen zu 100% abzugsfähig sind, muss dieser zu mehr als 50% betrieblich genutzt werden. Den privaten Anteil muss der Unternehmer dann separat versteuern.

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FAQs

Welche Reisekosten darf ich als Unternehmer geltend machen?

Als Unternehmer können Sie Fahrt- und Fahrtnebenkosten, Verpflegungsmehraufwand sowie Übernachtungskosten, die bei betrieblich veranlassten Reisen anfallen, gewinnmindernd geltend machen. Ihre Fahrtkosten zur Arbeitsstätte können Sie mit der Entfernungspauschale Werbungskosten in der Steuererklärung ansetzen.

Wann können Reisekosten für den Unternehmer abgesetzt werden?

Reisekosten sind als Betriebsausgaben absetzbar, wenn sie beruflich oder betrieblich bedingt sind und der Unternehmer außerhalb seiner Wohnung oder der ersten Tätigkeitsstätte tätig ist. Die Ausgaben sind dabei zu dokumentieren, zum Beispiel mit Quittungen, Kostenaufstellungen oder einem Fahrtenbuch.

Wie werden Reisekosten mit öffentlichen Verkehrsmitteln gebucht?

Reisekosten in öffentlichen Verkehrsmitteln können in voller Höhe über das Konto „Reisekosten Unternehmer Fahrtkosten“ (SKR03: 4673) oder “Reisekosten Arbeitnehmer Fahrtkosten” (SKR03: 4663) abgerechnet werden. Als Nachweis dient der Originalbeleg bzw. das Ticket. Es gilt der reduzierte Umsatzsteuersatz von 7%, der von umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen als Vorsteuer abzugsfähig ist.

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