Gründungskosten planen & berechnen

Kerstin Stamer
Büroraum einer GmbH
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Gründungskosten planen & berechnen | BuchhaltungsButler

Je nach Geschäftsidee und Rechtsform kann es sehr unterschiedlich sein, welcher Kapitalbedarf für die Gründung besteht. Daher ist es wichtig, bereits vor dem Start zu wissen, welche Kosten auf Sie zukommen. In Ihrem Finanz- und Businessplan dürfen Sie nicht nur die fixen und variablen Kosten nach der Gründung berücksichtigen. Auch Ausgaben, die unmittelbar mit der Gründung zusammenhängen, dürfen in keiner Planung fehlen. Wir erklären Ihnen, welche Kosten Sie bei der Unternehmensgründung erwarten und welche, je nach Rechtsform, auf Sie zukommen. Außerdem erhalten Sie einen Überblick darüber, wie hoch diese vergleichsweise sind und wie Gründungskosten steuerlich berücksichtigt werden.

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Gründungskosten – Was gehört dazu?

Um Liquiditätsengpässe direkt zum Start zu vermeiden, ist eine sichere Planung der Finanzen unerlässlich. Doch welche Kosten müssen in der Planung berücksichtigt werden?

Administrative Kosten

Administrative Kosten sind Kosten, die einmalig & vor der Firmengründung entstehen. In gewissem Umfang fallen sie bei jeder Gründung an, egal ob Sie ein Einzelunternehmen, eine Personengesellschaft oder eine Kapitalgesellschaft gründen. Sie haben keinen Werteinfluss auf das Unternehmen.
Es gibt Kosten, die Sie nur einplanen müssen, wenn Sie bestimmte Gründungsideen verfolgen. Andere Gründungskosten hingegen sind von der Rechtsform der Unternehmung abhängig.

Einzelunternehmer recherchiert Gründungskosten

Zu den klassischen und administrativen Gründungskosten gehören:

  • Gewerbeanmeldung: ist Pflicht für alle Gewerbetreibenden
  • Eintragung ins Handelsregister: ist Pflicht für Kapitalgesellschaften, Personengesellschaften und eingetragenen Kaufleute (e.K.).
  • Anmeldung von Marken und Patenten: abhängig von Geschäftsidee, ob und in welcher Höhe die Kosten anfallen.
  • Zulassungen: werden fällig, falls bestimmte Nachweise für die Aufnahme einer Tätigkeit erbracht werden müssen (Sachkundenachweis, Meisterprüfung, Gesundheitsamt).
  • Anwalts- und Notarkosten: fallen für die Ausarbeitung von Gesellschaftsverträgen, Satzungen, sowie der Beurkundung für das Prüfen und Beantragen von Rechten und Patenten an. 
  • Steuerberatung: können bei individuellem Bedarf anfallen.
  • Andere Beratungskosten: z.B. Kosten für Weiterbildungen oder Coachings.
  • Maklerkosten: fallen an, falls Büro und Geschäftsräume angemietet werden.
  • Marketingkosten: können für die Erstellung eines Logos, einer Website oder Werbematerial entstehen.

Für Ihre Geschäftsidee müssen Sie individuell prüfen, welche der genannten Positionen in Ihrem Businessplan zu berücksichtigen sind, wenn Sie Ihre Gründungskosten berechnen.

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Gründungsinvestitionen

Ein weiterer Kostenfaktor bei einer Unternehmensgründung sind die sog. (Erst-)Investitionen. Je nach Gründungsidee können sie in unterschiedlicher Höhe anfallen. Bei den (Erst-)Investitionen handelt es sich meist um größere Anschaffungen, die für die Umsetzung der Geschäftsidee erforderlich sind. Sie werden dem Anlagevermögen des Unternehmens hinzugefügt. Gründungsinvestitionen können sein:

  • die Erstausstattung des Büros, 
  • die digitale Ausstattung (Hard- und Software) oder
  • Produktionsanlagen für den späteren Geschäftsbetrieb.

Laufende Betriebskosten

Auch laufend wiederkehrende Aufwendungen, die Ihnen nach der Gründung entstehen, dürfen Sie in Ihrer Finanzplanung nicht vernachlässigen. Sie entstehen zum Teil in vollem Umfang, selbst wenn Sie noch keine Umsätze erzielen. Insbesondere in der Startphase gilt es, diese zu berücksichtigen und ggf. einen zusätzlichen finanziellen Puffer einzuplanen.

Für Ihre Buchhaltung und den Jahresabschluss ist es wichtig, die klassischen Gründungskosten von den Gründungsinvestitionen und den Betriebskosten zu unterscheiden. 

Gründungskosten berechnen

Viele der genannten Kostenpositionen lassen sich nur schwer beziffern, da sie von Faktoren wie der Rechtsform, der Gründungsidee, dem Genehmigungsbedarf und Ihren individuellen Entscheidungen abhängen: Mieten Sie ein Büro oder arbeiten Sie im Homeoffice? Benötigen Sie Maschinen und Material für eine Produktion oder lediglich einen Schreibtisch mit diverser Büroausstattung? 

Hier ist viel Recherchearbeit und Eigeninitiative gefragt, denn Beispielrechnungen können stets nur Anhaltspunkte liefern.

Generell gilt jedoch, dass die administrativen Gründungskosten von Einzelunternehmen überschaubarer sind, als die von Personengesellschaften und erst recht als die von Kapitalgesellschaften. So können die Kosten für Einzelunternehmen weniger als 200€ betragen, die Kosten für Kapitalgesellschaften hingegen bei ca. 1.500€ liegen.

Zwei Frauen berechnen Gründungskosten
Unternehmensform Kostenfaktoren Gesamtkosten
Einzelunternehmen Gewerbeanmeldung, evtl. Genehmigungen < 200€
Personengesellschaft Gewerbeanmeldung, evtl. Notarkosten für Gesellschaftsvertrag, bei OHG oder KG HR-Eintrag ohne Gesellschaftsvertrag und HR-Eintrag: < 200€ mit Gesellschaftsvertrag und HR-Eintrag: mehrere hundert €
Kapitalgesellschaft Gewerbeanmeldung, Notarkosten für Gesellschaftsvertrag und Beurkundung von Dokumenten, HR-Eintrag 600-1.500€

Nutzen Sie eine der vielen Beispielrechnungen, die im Internet verfügbar sind und erhalten Sie einen ersten Überblick zu den Kosten, die Sie erwarten. Allerdings besteht auch die Gefahr, dass man sich zu sehr am Beispiel festhält und individuelle Punkte bei der eigenen Planung unberücksichtigt lässt.

Checklisten hingegen helfen, jeden einzelnen Punkt zu hinterfragen und für sich abzuhaken.

Checkliste –  Welche Gründungskosten können mich erwarten?

  • Administrative Kosten
    • Anwalts- / Notarkosten
    • Anmeldegebühren für Patente & Marken
    • Gewerbeanmeldung
    • Zulassungen
    • Eintragung ins Handelsregister
    • Kosten für den Businessplan
    • Kosten für Beratung, Seminare, Coaching & Vermittlungskosten an
      • Makler
      • Personalvermittler
    • Marketingkosten für
      • Markendesign
      • Werbematerial
      • Webauftritt
  • Investitionen
    • Büroräume
    • Maschinen & Geräte
    • Fahrzeuge
    • Lagerbestand
    • produktspezifische Kosten
      • Forschung & Entwicklung
      • Design
      • Herstellung
    • Büro- und Geschäftsausstattung
      • Büromöbel
      • Ladeneinrichtung
      • digitale Ausstattung (Hard- & Software)
  • Puffer für Ungeplantes (ca. 10-15% )

Buchen von Gründungskosten

In der Regel sind Gründungskosten von Ihnen als Unternehmer selbst zu tragen. Sie können im Gesellschaftsvertrag allerdings vereinbaren, dass ein Anteil dieser Kosten von der Gesellschaft selbst getragen wird.

Beispiel

Sie sind als Gesellschafter einer Kapitalgesellschaft für die Notar- und Anwaltskosten in Höhe von 500€ aufgekommen, die im Zuge der Unternehmensgründung entstanden sind.

Gründungskosten buchen

s 4950; Rechts- und Beratungskosten 500€
h 0731; Verb. ggü. Gesellschaftern (<1 Jahr) 500€

Eine Regelung im Gesellschaftsvertrag, die vorsieht, dass max. 10% des Stammkapitals für Gründungskosten verwendet werden darf, ist üblich. Höhere Beträge in der Vereinbarung können als verdeckte Gewinnausschüttungen gewertet werden.

Gründungskosten von Steuer absetzen

Wie bereits erwähnt, werden die klassischen Gründungskosten und die Gründungsinvestitionen steuerlich unterschiedlich behandelt.

Die klassischen Gründungskosten können Sie im Jahr der Entstehung von der Steuer absetzen. Voraussetzung hierfür ist, dass der wirtschaftliche Zusammenhang mit der Gründung klar zu erkennen ist. Aufwendungen, die vor der Gründung entstanden sind, können unter Umständen auch steuerlich geltend gemacht werden. Diese werden als “vorweggenommene Betriebsausgaben” bezeichnet.

Haben Sie eine Fortbildung gemacht oder Seminare besucht, damit Sie fachlich fit für die Selbstständigkeit sind? Auch wenn diese einige Zeit zurückliegen, können Sie Kosten im Zusammenhang mit der Gründung bis zu drei Jahren rückwirkend von der Steuer absetzen.

Gründungsinvestitionen werden dem Anlagevermögen zugeführt und müssen über die Nutzungsdauer abgeschrieben werden.

Fazit

Gründungskosten sind ein wichtiger Part Ihrer Finanzplanung und sollten im Businessplan nicht vernachlässigt werden. Weil die Höhe der Kosten aufgrund von unterschiedlichen Ideen & Rechtsformen so unterschiedlich ist und verschiedene Kostenpositionen auf Unternehmer zukommen, besteht die Gefahr, schnell etwas zu vergessen. Wenn Sie sich im Vorfeld ausgiebig mit dem Thema beschäftigen, erhalten Sie Sicherheit für Ihren Start in die Selbstständigkeit und können Ihren Kapitalbedarf optimal planen.

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FAQs

Was zählt alles zu den Gründungskosten?

Gründungskosten sind je nach Geschäftsidee und Rechtsform unterschiedlich hoch. Beispiele für Gründungskosten sind Notar- und Anwaltskosten, Kosten für die Gewerbeanmeldung und den HR-Eintrag, Gebühren für Zulassungen sowie ggf. für Patente und Markenrechte und Kosten für das Marketing.

Was kostet die Gründung eines Unternehmens?

Die Höhe der Gründungskosten variiert je nach Idee und Rechtsform. Die Kosten können weniger als 200€ für Einzelunternehmen betragen. Bei Kapitalgesellschaften sind diese Kosten mit +/- 1.500€ deutlich höher. Hinzugerechnet werden müssen weitere individuelle Kosten, die von der Geschäftsidee abhängig sind.

Sind Gründungskosten absetzbar?

Die allgemeinen Gründungskosten können in voller Höhe im Jahr der Verauslagung von der Steuer abgesetzt werden. Vorweggenommene Betriebsausgaben können bis zu 3 Jahre vor der Gewerbeanmeldung rückwirkend geltend gemacht werden. Die Gründungsinvestitionen hingegen werden dem Anlagevermögen hinzugefügt und abgeschrieben.

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