Case-Study: Steuerkanzlei Steuerbord

Mit Hilfe des BuchhaltungsButlers Kapazitäten schaffen
und interne Prozesse optimieren.

BuchhaltungsButler im Praxiseinsatz bei der Steuerkanzlei Steuerbord

Steuerbord-Logo

Über Steuerbord

Steuerbord ist eine junge, innovative Steuerkanzlei aus Rostock, die Steuererklärungen, Gewinnermittlungen und Jahresabschlüsse für Arbeitnehmer, Selbstständige und Unternehmen erstellt.
Lohn- und Gehaltsabrechnungen werden ebenso angeboten wie ausführliche Steuer- und Unternehmensberatung für Existenzgründer und größere Betriebe. Das Team von Steuerbord kommuniziert mit ihren Mandanten auf Augenhöhe und ist immer um transparente Arbeitsabläufe bemüht. Zu ihren Spezialgebieten zählen internationales Umsatzsteuerrecht, Exportkontrolle sowie Verbrauchssteuern und Zölle. Seit der Gründung ist Steuerbord auf mehrere Hundert Mandanten angewachsen, bei denen sie nun für die korrekte Buchhaltung und fachkundige Steuerberatung zuständig sind.

Staff Steuerbord

Erwartungen an eine Software zur Mandanten-Zusammenarbeit

Steuerbord nutzt intern DATEV Kanzlei Rechnungswesen – für die Abschlusserstellung, die Lohnbuchhaltung und viele weitere Tätigkeiten eines Steuerberaters eine optimale Software.
Gleichwohl wollte Steuerbord ein Tool haben, um die Mandantenzusammenarbeit zu optimieren. Hierbei standen folgende Aspekte im Vordergrund:


  • Digitale Belegübermittlung: Steuerbord wollte den Austausch der Buchhaltungsdaten beschleunigen und den Pendelordner abschaffen. Ziel war es, alle Buchhaltungsdaten weitestgehend zu digitalisieren und dadurch einen weiteren Schritt hin zum papierlosen Büro zu machen.

  • Aufwand des Belegsortierens minimieren: Der zeitaufwendige manuelle Abgleich der Belege mit den Bankkonten sollte durch einen automatisierten Prozess abgenommen werden.

  • Kommunikationsaufwand verringern: Bis dahin mussten Mandanten immer einzeln an fehlende Belege erinnert werden. Vor allem um die Zeit der Umsatzsteuervoranmeldung fiel dadurch ein erheblicher Mehraufwand an.

  • Transparenz für Mandanten erhöhen: Ein innovatives Tool sollte her, das den Mandanten ermöglicht, alle Buchhaltungsprozesse live nachzuvollziehen und die Zusammenarbeit zwischen Mandanten und Steuerkanzlei so einfach und schnell wie möglich gestaltet.

  • Mehr Zeit für Beratungsleistungen: Routineaufgaben der Buchhaltung sollten automatisiert werden und dadurch mehr zeitliche Kapazitäten entstehen, für qualifizierte, professionelle Beratungsleistungen.


Durch die Optimierung interner Prozesse sollten zeitliche Ressourcen effizienter genutzt und mehr Kapazitäten geschaffen werden. Ziel war es, Mehrleistung durch hochwertige Beratungstätigkeiten zu bieten. Vor allem in der Digitalisierung und Automatisierung buchhalterischen Routinetätigkeiten sah Steuerbord Verbesserungspotential.
Steuerbord war daher schnell klar, dass eine Software her musste, die den internen Buchhaltungsaufwand reduziert und die Übermittlung sowie Zuordnung der Buchhaltungsdaten vereinfacht und optimiert.

quotation-mark

„Insbesondere die Routinetätigkeiten der buchhalterischen Aufgaben, die bei unseren Mandanten anfielen, nahmen Ausmaße an, die unsere zeitlichen und personellen Kapazitäten überstiegen. Die einzige Möglichkeit, die wir sahen war, diese Abläufe so weit es geht zu automatisieren. Unser Ziel war es, mehr Zeit für hochwertige Beratungsleistungen zu haben.“

Steuerberater Nico Schade

Steuerberater - Nico Schade

Newsletter BuchhaltungsButler

Bleiben Sie up to date! Mit dem Newsletter erhalten Sie alle 6 Wochen Informationen über Neuentwicklungen der online Buchhaltungssoftware.

Vorteile nach Einführung des BuchhaltungsButlers

Steuerbord war auf der Suche nach einer cloudbasierten Softwarelösung, die es ihnen ermöglichen sollte, Mandanten einzubinden und eine synergetische Zusammenarbeit zu schaffen. Nach einem ausführlichen Vergleich verschiedener Buchhaltungsprogramme, fiel die Wahl schließlich auf den BuchhaltungButler, da dieser mit seiner intuitiven Bedienoberfläche und allen gewünschten Funktionen überzeugen konnte.

  • Durch die Belegdigitalisierung gibt es weniger Rückfragen zu Belegen und die Erstellung von Abschlüssen kann in kürzerer Zeit erledigt werden.

  • Dadurch, dass der BuchhaltungsButler Rechnungsdaten automatisch ausliest, erhält Steuerbord vollständige Datensätze von den Mandanten.

  • Mandanten können ohne Weiteres in den BuchhaltungsButler integriert werden. Sie erhalten einen eigenen Zugang auf der Webseite von Steuerbord, um Belege hochzuladen. Diese werden dann mittels API direkt in den BuchhaltungsButler übermittelt.

  • Alle Banktransaktionen werden automatisch in den BuchhaltungButler übermittelt.

Effizienterer Workflow durch Teambildung

Um nach der Einführung des BuchhaltungsButlers so viel Zeit wie möglich zu sparen, hat Steuerbord beschlossen, die anfallenden Aufgaben einzelnen Projektteams zuzuweisen:

checkmark

checkmark

Team 1: „Scannen und Mandantenkommunikation“: Einrichtung und Einführung der Software bei neuen Mandanten oder scannen der Belege in den BuchhaltungsButler, die noch mittels Pendelordner in die Kanzlei gelangen.

Team 3: „Buchen“: Dieses Team verbucht bzw. plausibilisiert die Geschäftsvorfälle, die bereits automatisiert gebucht wurden.

checkmark

checkmark

Team 2: „Belege prüfen“: Team 2 überprüft die generierten Buchungsvorschläge des BuchaltungsButlers und bestätigt diese, wenn der Beleg zur passenden Kontotransaktion zugeordnet wurde oder korrigiert manuell die Zuordnung.

Team 4: „Erklärungen, Abschlüsse“: Das letzte Team konzentriert sich dann voll und ganz auf die Erstellung von Jahresabschlüssen, Umsatzsteuervoranmeldungen und sonstige Steuererklärungen mit DATEV.


quotation-mark

„Dadurch, dass der BuchhaltungsButler mit künstlicher Intelligenz arbeitet und eigenständig Zuordnungen und Buchungsvorschläge vornimmt, konnte der Aufwand beim Belegmanagement deutlich reduziert werden. Die Mandanten liefern ihre Daten in einer strukturierteren Form ab und durch die Neuorganisation in Projektteams haben wir einen effizienteren Workflow erreicht.“


Nico Schade

Nico Schade - Steuerberater

Fazit von Steuerbord zum BuchhaltungsButler

Durch die Digitalisierung der Buchhaltung kam es zu einer Neuorganisation der internen Arbeitsabläufe als auch in der Mandantenzusammenarbeit. Exceltabellen und Pendelordner gehören weitestgehend der Vergangenheit an. Der BuchhaltungsButler ermöglicht sowohl eine transparentere als auch effizientere Arbeitsweise, die nicht nur der Steuerkanzlei, sondern auch ihren Mandanten zugutekommt. Die durch die Automatisierung frei gewordenen Kapazitäten führen zum einen zu einer steigenden Beratungsqualität für die Mandanten, zum anderen zu zeitlichen Freiräumen, die zur strategische Weiterentwicklung der Steuerkanzlei genutzt werden können. Dadurch, dass Belege nun eingescannt werden und eine Volltexterkennung durchlaufen, um diese dann automatisiert vorzukontieren, führt der BuchhaltungsButler zu einer spürbaren Entlastung. Auch die Arbeit der Mandanten wird erleichtert, indem Bankkonten direkt in den BuchhaltungsButler angebunden werden können und wiederkehrende Geschäftsvorfälle als Standardkontierung gespeichert werden.
Mit einem transparenten Pricing-Modells, das sich nach dem Beteiligungsgrad der Mandanten an der digitalen Buchhaltung richtet, geht Steuerbord einen Schritt weiter in Richtung maximale Transparenz für ihre Mandanten.

Live-Demo vereinbaren

Vereinbaren Sie mit wenigen Klicks eine Live-Demo und lernen Sie die Vorteile der Buchhaltungssoftware an Ihrem Bildschirm durch einen geschulten Mitarbeiter kennen.

Live-Demo anfordern