Fahrtenbuchmethode oder 1% Regelung bei Privatnutzung des Kfz durch Unternehmer

Was sind die Unterschiede

Für jeden PKW, der sich im Betriebsvermögen befindet und privat genutzt werden kann, müssen Sie zum Jahresabschluss den privaten Nutzungsanteil ermitteln und verbuchen. Zur Ermittlung gibt es drei Varianten:

1. Pauschale 1%-Methode (nur zulässig, wenn das Fahrzeug zu über 50% betrieblich genutzt wird)
2. Ermittlung der betrieblichen Nutzung laut sonstigen Aufzeichnungen (z.B. Terminkalender). Diese Methode ist nur zulässig, wenn das Fahrzeug unter 50% betrieblich genutzt wurde
3. Ermittlung der privaten Nutzung laut Fahrtenbuch

Die Fahrtenbuchmethode

Das Fahrtenbuch muss den gesetzlichen Voraussetzungen genügen. Wenn Sie ein elektronisches Fahrtenbuch nutzen, achten Sie darauf, dass dieses den gesetzlichen Bestimmungen genügt. Beispielsweise dürfen Einträge nachträglich nicht änderbar sein bzw. Änderungen müssen klar nach zu verfolgen sein. Zu jeder Fahrt müssen folgende Angaben gemacht werden:

1. Datum der Fahrt
2. Kilometerstand (Beginn und Ende der Fahrt)
3. Ziel der Reise
4. Zweck der Reise und geschäftlicher Kontakt
5. Etwaig gefahrene Umwege müssen vermerkt werden
6. Fahrten Wohnung-Arbeitsstätte müssen gekennzeichnet werden

Bei privaten Fahrten und Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte genügt es, das Datum, die Kilometer und den Zusatz "Privat" bzw. "Whg-Arbeit" im Fahrtenbuch zu vermerken.

Vorgehen beim Jahresabschluss bei der Fahrtenbuchmethode

Für den Jahresabschluss muss zunächst der prozentuale Anteil der privat veranlassten Kilometer ermittelt werden. Diesen Anteil müssen Sie dann ertragswirksam hinzurechnen. Die Kfz-Kosten ohne Vorsteuerabzug sind umsatzsteuerfrei, die Kfz-Kosten mit Vorsteuerabzug sind steuerpflichtig. Dies bedeutet, dass Sie für alle Kosten, für die Sie die Vorsteuer geltend gemacht haben, nun auch wieder umsatzsteuerpflichtig den Privatanteil herausrechnen müssen und die Umsatzsteuer für den privaten Anteil an das Finanzamt abführen müssen. Umsatzsteuerpflichtig sind i.d.R. Tankrechnungen, Reparaturkosten aber auch die Abschreibungen, da Sie mit dem Kauf des Fahrzeugs ja die Vorsteuer geltend machen konnten. U.a. folgende Aufwendungen sind zu berücksichtigen:

1. Abschreibungen
2. Kfz Reparaturen
3. Steuern und Versicherung

Vorbereitung der Zahlen:
Anteil privat gefahrener Kilometer laut Fahrtenbuch: 30%
Konto Abschreibungen auf Kfz: 3.000€
Konto lfd. Kfz Betriebskosten: 5.000€
Konto Kfz Reparaturen: 2.000€
Konto Kfz Steuern: 350€
Konto Kfz Versicherung: 1.000€
Gesamtkosten umsatzsteuerpflichtig: 10.000€ zzgl. 19% UmSt. = 11.900€
Gesamtkosten ohne Umsatzsteuer: 1.350€

Gebucht wird dann wie folgt (Buchungsvorschlag in SKR03):
1. Buchung:
405€ (30% der umsatzsteuerfreien Kfz-Aufwendungen)
1880; Unentgeltliche Wertabgabe
an 8924; Privatnutzung Kfz ohne Umsatzsteuer

2. Buchung:
3.570€ (30% der umsatzsteuerpflichtigen Kfz-Aufwendungen)
1880; Unentgeltliche Wertabgabe
an 8921; Privatnutzung Kfz mit 19% Umsatzsteuer (mit Steuerschlüssel für 19% UmSt.)

Hierbei entstehen in der Regel zum Jahresabschluss noch Umsatzsteuerverbindlichkeiten gegenüber dem Finanzamt, die in den monatlichen Umsatzsteuervoranmeldungen nicht berücksichtigt wurden. Fragt das Finanzamt nach einer Begründung für etwaige Abweichungen zwischen angemeldeter und erklärter Umsatzsteuer, verweisen Sie ggf. auf die Herausrechnung der privaten Kfz-Nutzung zum Jahresabschluss.

Die 1% Methode

Die 1% Methode ist nur zulässig, wenn das Fahrzeug zu über 50% betrieblich genutzt wird. Unternehmer, die überwiegend im Büro arbeiten, müssen die betriebliche Nutzung daher ggf. anhand sonstiger Aufzeichnungen nachweisen können. Fahrten Wohnung-Arbeitsstätte müssen zusätzlich zur 1% Regelung mit folgender Berechnung berücksichtigt werden:
Brutto-Listen-Neupreis x Entfernungskilometer x 0,03% x 12 Monate

Vorgehen beim Jahresabschluss

Vorbereitung der Zahlen
Brutto-Listen-Neupreis (inkl. Sonderausstattung etc.): 50.000€
Einfache Strecke Wohnung-Arbeitsstätte: 15 km
Kfz-Kosten gesamt (lt. Buchhaltung): 3.300€

Berechnung:
50.000 x 1% x 12 Monate = 6.000€
Hiervon sind 80% umsatzsteuerpflichtig und 20% umsatzsteuerfrei zu buchen.
= 4.800€ umsatzsteuerpflichtiger Anteil
= 1.200€ umsatzsteuerfreier Anteil

Übersteigen die berechneten Beträge die tatsächlichen Kosten, greift die Kostendeckelung. Im Falle der Kostendeckelung kann eine adäquate Schätzung des privaten Nutzungsanteils vorgenommen werden. Zu diesem Prozentsatz muss dann für die tatsächlich angefallenen umsatzsteuerpflichtigen Kfz-Kosten die Umsatzsteuer abgeführt werden. Alternativ kann auch einfach von 50% Privatnutzung ausgegangen werden.

Buchungsvorschlag (SKR03) ohne Kostendeckelung:

1. Buchung:
1.200€ (pauschaler Anteil ohne Umsatzsteuer)
1880; Unentgeltliche Wertabgabe
an 8924; Privatnutzung Kfz ohne Umsatzsteuer

2. Buchung:
4.800€ (pauschaler Anteil mit Umsatzsteuer)
1880; Unentgeltliche Wertabgabe
an 8921; Privatnutzung Kfz mit 19% Umsatzsteuer

Buchungsvorschlag (SKR03) mit Kostendeckelung:
(tatsächliche Kosten mit UmSt.: 2.500€ (brutto); tatsächliche Kosten o. UmSt.: 800€; sachgerechte Schätzung Anteil privater Fahrten: 40%)

1. Buchung:
800€ (tatsächlicher Anteil ohne Umsatzsteuer)
1880; Unentgeltliche Wertabgabe
an 8924; Privatnutzung Kfz ohne Umsatzsteuer

2. Buchung:
1.000€ (tatsächliche Kosten: 2.500€; 40% sachgerechte Schätzung privater Anteil)
1880; Unentgeltliche Wertabgabe
an 8921; Privatnutzung Kfz mit 19% Umsatzsteuer

Wichtig: Fahrten Wohnung Arbeitsstätte

Haben Sie Fahrten zwischen Ihrer Wohnung und der Arbeitsstätte, sind diese nicht abgegolten, sondern müssen zusätzlich erfasst werden. Lesen Sie bitte hierzu unseren Artikel.

Welche der Methoden ist günstiger?

Je geringer die private Nutzung und je höher der Listenpreis des Fahrzeugs, desto eher lohnt sich zumeist die Fahrtenbuch-Methode. Warum? Mit der Fahrtenbuchmethode setzen Sie pauschal alle Kosten von der Steuer ab und müssen nur die private Nutzung herausrechnen. Ist diese gering, bleibt der abzusetzende Anteil hoch. Mit der 1%-Methode müssen Sie monatlich ein Prozent des Listenpreises (Bruttowert nach Preisliste des Herstellers ohne Rabatte etc.) als geldwerten Vorteil versteuern.

Fahrtenbuch vs. 1% Regelung - was ist günstiger?

Gerade bei gebraucht und günstig erworbenen Pkw ist es oftmals günstiger, das Kfz im Privatvermögen zu halten und hier eine Einzelabrechnung der Kilometer mit dem pauschalen Kilometersatz zu machen, da die Versteuerung nach dem 1%-Wert die Kosten oftmals soweit reduziert, dass kaum noch eine Gewinnminderung verbleibt.
Auch die Finanzämter haben dies jedoch erkannt und prüfen daher in letzter Zeit verstärkt, ob diese Art der Abrechnung im Einzelfall zulässig ist.

Sie sollten es daher mit den betrieblichen Kilometern nicht übertreiben und darauf achten, dass über das Jahr ausreichend, mindestens 50% der Gesamtfahrleistung, private Strecken zurück gelegt werden – und dies auch glaubhaft gemacht werden kann.

Hintergrund ist, dass das Kfz bei einer betrieblichen Nutzung zu mehr als 50% als notwendiges Betriebsvermögen in das Einzelunternehmen eingelegt werden muss – und dann zwar alle Kosten geltend gemacht werden können, andererseits aber die Privatnutzung entsprechend der 1%-Regelung versteuert wird, sofern kein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch geführt wurde. Werden in einem Jahr beispielsweise 15.000 km als betriebliche Fahrten geltend gemacht, muss die Gesamtfahrleistung in diesem Jahr also mindestens 30.001 km betragen haben, um das Auto nicht als Betriebsvermögen zu behandeln. Das Finanzamt fordert bei hohen Kilometerleistungen verstärkt entsprechende Nachweise. Das bedeutet, dass die Gesamtfahrleistung des Autos nachgewiesen werden muss, damit ermittelt werden kann, zu welchem Prozentsatz das Auto betrieblich genutzt wurde. Hier könnte bspw. durch Inspektionsrechnungen die jeweilige Fahrleistung nachgewiesen werden, die betrieblichen Kilometer sollten dann jedoch jährlich die 50%-Grenze nicht überschreiten.

Co-Autor: Steuerberater Patric Böhle

Patric Böhle ist Steuerberater und geschäftsführender Gesellschafter der BaBo Tax Steuerberatungs GmbH Wirtschaftsprüfungs- und Steuerberatungsgesellschaft. Patric Böhle hat einen besonderen Fokus auf Lohn- und Gehaltsabrechnungen und komplexe, sozialversicherungsrelevante Sachverhalte. Patric Böhle betreut als Experte bei BaBo Tax alle Sozialversicherungsprüfungen und kennt diverse Kniffe, um mehr Netto vom Brutto zu bekommen.

Die Angaben in diesem Artikel wurden mit großer Sorgfalt recherchiert.
Für die Richtigkeit und Vollständigkeit der angegebenen Informationen können wir dennoch keine Haftung übernehmen.
Insbesondere ersetzen die Informationen keine qualifizierte Beratung durch einen Steuerberater.

Stand: 04.03.2016. Alle Angaben ohne Gewähr.

Kontierungs- und Steuer-Blog

Besuchen Sie unseren Steuer-Blog für eine Übersicht vieler Themen rund um Buchhaltungs- und Steuerwissen.

Hat Ihnen der Artikel geholfen?

BuchhaltungsButler Newsletter

Mit der automatisierten Buchhaltung von BuchhaltungsButler sparen Sie bis zu 80% Zeit.
Bleiben Sie mit dem Newsletter auf dem Laufenden:
Eine Mail alle 4-8 Wochen.