Buchhaltung für Dummies: Tutorial für Freiberufler und kleine Unternehmen

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Wenn Sie als Freiberufler, Gewerbetreibender oder Kleinunternehmer, gerade erst in die Selbstständigkeit starten, drehen sich Ihre Gedanken bestimmt erst einmal darum, Kunden zu generieren. Denn ohne Kunden, kein Geld, das ist klar, und Sie müssen ja Ihre Rechnungen bezahlen. Diese Denkweise ist natürlich verständlich, denn ohne Moos nix los. Dennoch kommt auch irgendwann einmal der Zeitpunkt der ersten Steuererklärung als Selbstständiger und dann ist guter Rat teuer.

Nachfolgend haben wir eine kleine Zusammenfassung, quasi "Buchhaltung für Dummies", für Sie zusammengestellt, für alle "Dummies", die sich bisher noch nicht wirklich mit Buchhaltung und Steuern für Selbstständige auseinandergesetzt haben, um die wichtigsten Grundlagen schnell zu erklären. Mit dem Basiswissen verlieren die Buchhaltung und die Steuererklärung ihren Schrecken und Sie haben die Gewissheit, alles im Griff zu haben.

Agenda

1) Arten der Selbstständigkeit
2) Rechnungen stellen als Kleinunternehmer
3) Rechnungen stellen als Gewerbetreibender & Freiberufler
4) Umsatzsteuer vs. Vorsteuer vs. Mehrwertsteuer
5) Umsatzsteuer-Voranmeldung Elstern
6) Steuer bei internationalen Lieferungen & Leistungen
7) Soll- vs. Ist-Versteuerung
8) EÜR vs. Bilanz
9) Debitoren & Kreditoren
10) Zusammenfassende Meldung (ZM)
11) Jahresabschluss

Die unterschiedlichen Arten der Selbstständigkeit

Selbstständigkeit ist ein Oberbegriff unter den sowohl Freiberufler, Kleinunternehmer aber auch allgemein alle Gewerbetreibende fallen.

Selbstständige:

  • arbeiten auf Rechnung
  • bezahlen Einkommenssteuer
  • müssen sich selbst um Versicherungen wie Kranken-, Renten-, Unfallversicherung etc. kümmern


  • setzen ihr Honorar selbst fest
  • bezahlen Umsatzsteuer (Ausnahme: Kleinunternehmer)
  • haben keinen gesetzlichen Anspruch auf Kündigungsschutz oder Bezahlung im Krankheitsfall


Freiberufler:

Kleinunternehmer:

Gewerbetreibende:


  • Umsätze im vorangegangenen Kalenderjahr unter 17.500 €


  • alle Berufe, die nicht unter die Katalogberufe fallen wie Händler und Produzenten von Waren, Immobilienmakler, Autovermietung, Verleger, Veranstalter etc.


  • keine IHK-Mitgliedschaft notwendig


  • Umsätze im laufenden Kalenderjahr unter 50.000 €


  • müssen im Handelsregister (nur als e.K.) stehen und Mitglied bei der IHK sein


  • zahlen keine Gewerbesteuer


  • keine Umsatzsteuerpflicht und Umsatzsteuervoranmeldung


  • doppelte Buchführungspflicht (Ausnahme: Kleinunternehmer)


  • Rechnungen sind ohne Mehrwertsteuer


  • Gewerbesteuerpflichtig


Sowohl Freiberufler als auch Gewerbetreibende können sich zu Anfang als Kleinunternehmer registrieren lassen, wenn sie die o.g. Voraussetzungen erfüllen.

Rechnung stellen: Welche Informationen müssen drauf sein?

Je nachdem, ob Sie unter die Kleinunternehmerregelung fallen, Freiberufler oder Gewerbetreibende sind und ob sich Ihre Kunden in Deutschland, der EU oder außerhalb der EU befinden, müssen Rechnungen unterschiedliche Pflichtangaben enthalten. Im Folgenden führen wir Ihnen alle Angaben auf, welche bei B2B Geschäften zu beachten sind. Ergänzende Hinweise für die Rechnungsstellung an Privatkunden finden Sie unter den Tabellen.

Kunden in Deutschland

Kunden aus der EU

Kunden außerhalb der EU/aus Drittländer

Kleinunternehmer

  • Vollständiger Name und Anschrift des Kleinunternehmers und des Leistungsempfängers
  • Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer des Kleinunternehmers
  • Ausstellungsdatum der Rechnung
  • Fortlaufende Rechnungsnummer
  • Menge und Bezeichnung der Leistung/der Ware
  • Zeitpunkt der Lieferung/Leistung
  • Entgelt
  • evtl. im Voraus vereinbarter Entgelt-Nachlass
  • Hinweis auf Anwendung der Kleinunternehmerregelung um fehlende MwSt. auf Rechnung zu erklären


  • Vollständiger Name und Anschrift des Kleinunternehmers und des Leistungsempfängers
  • UmSt.-ID (muss geprüft werden, Bestätigungsvermerk aufbewahren!) des Kleinunternehmers und des Kunden
  • Ausstellungsdatum der Rechnung
  • Fortlaufende Rechnungsnummer
  • Menge und Bezeichnung der Leistung/der Ware
  • Zeitpunkt der Lieferung/Leistung
  • Entgelt
  • evtl. im Voraus vereinbarter Entgelt-Nachlass


  • Vollständiger Name und Anschrift des Kleinunternehmers und des Leistungsempfängers
  • Umsatzsteueridentifikationsnummer des Kleinunternehmers und des Kunden
  • Ausstellungsdatum der Rechnung
  • Fortlaufende Rechnungsnummer
  • Menge und Bezeichnung der Leistung/der Ware
  • Zeitpunkt der Lieferung/Leistung
  • Entgelt
  • evtl. im Voraus vereinbarter Entgelt-Nachlass


Kunden in Deutschland

Kunden aus der EU

Kunden außerhalb der EU/aus Drittländer

Gewerbetreibende & Freiberufler

  • Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmens und des Leistungsempfängers
  • Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer des leistenden Unternehmens
  • Ausstellungsdatum der Rechnung
  • Fortlaufende Rechnungsnummer
  • Menge und Bezeichnung der Leistung/Waren
  • Zeitpunkt der Leistung/Lieferung
  • Nettoentgelt
  • Umsatzsteuersatz
  • Umsatzsteuerbetrag
  • Rechnungsbetrag
  • Achtung: umsatzsteuerbare Umsätze sind evtl. steuerfrei, z.B. bei Ärzten)


  • Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmens und des Leistungsempfängers
  • UmSt.-ID (muss geprüft werden, Bestätigungsvermerk aufbewahren!) des leistenden Unternehmens und des Kunden
  • Ausstellungsdatum der Rechnung
  • Fortlaufende Rechnungsnummer
  • Menge und Bezeichnung der Leistung/Waren
  • Zeitpunkt der Leistung/Lieferung
  • Nettoentgelt
  • Umsatzsteuersatz
  • Umsatzsteuerbetrag
  • Rechnungsbetrag
  • Vermerk „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ bzw. „Reverse charge / VAT due to the recipient“


  • Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmens und des Leistungsempfängers
  • Umsatzsteueridentifikationsnummer des leistenden Unternehmens und des Kunden
  • Ausstellungsdatum der Rechnung
  • Fortlaufende Rechnungsnummer
  • Menge und Bezeichnung der Leistung/Waren
  • Zeitpunkt der Leistung/Lieferung
  • Nettoentgelt
  • Vermerk auf Steuerbefreiung


Eingangsrechnungen verpflichtend prüfen: Nicht nur ausgehende Rechnungen, auch Eingangsrechnungen sollten auf oben genannte Kriterien überprüft werden, da sonst unter Umständen kein Vorsteuerabzug möglich ist.

Weiterführende Informationen finden Sie in unserem Steuer-Wiki

Buchhaltung läuft ganz nebenbei

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Vorsteuer: Welche Steuern kann man zurückholen?

Vorsteuer: Ist die Umsatzsteuer, die die Lieferanten der Waren und Dienstleistungen, die Sie kaufen, auf ihren Rechnungen ausweisen und die Sie zahlen müssen.

Umsatzsteuer: Erhaltene Steuer, die Ihre Kunden an Sie zahlen.

Mehrwertsteuer: Der umgangssprachliche Begriff für die Umsatzsteuer.

Wenn Sie mehr einkaufen, als Sie verkaufen, also ein Vorsteuerüberhang besteht, können Sie durch eine Umsatzsteuervoranmeldung Vorsteuer vom Finanzamt zurückbezahlt bekommen (das gilt nicht für Kleinunternehmer, da sie keine Umsatzsteuer ausweisen).

Ergibt die Umsatzsteuervoranmeldung jedoch, dass Sie mehr verkauft haben, als Sie eingekauft haben, ergibt sich eine Zahllast und Sie müssen dem Finanzamt Geld zahlen.

Basiswissen der Buchhaltung für Anfänger

Für ins EU-Ausland gezahlte Umsatzsteuer muss bis zum 30.09. des Folgejahres ein Antrag in elektronischer Form beim Bundeszentralamt für Steuern gestellt werden (ElsterOnline —> Formulare —> Umsatzsteuer —> Antrag auf Umsatzsteuervergütung inländischer Unternehmer im Ausland).

Weiterführende Informationen finden Sie hier: https://www.buchhaltungsbutler.de/unterschied-umsatzsteuer-vorsteuer/

Umsatzsteuer-Voranmeldung im
ElsterOnline Formular

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Anmelden bei ElsterOnline —> linke Seite auf „Formulare“ klicken —> „Umsatzsteuer“

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„Umsatzsteuer-Voranmeldung“ auswählen

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Steuernummer eintragen und Voranmeldezeitraum auswählen

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Umsätze und Unternehmensangaben in die freien Felder eintragen

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Rechts unten auf „Prüfen und absenden“ klicken. Sie erhalten nochmals eine Zusammenfassung Ihrer eingetragenen Daten und können abschließend Ihre PIN eintragen und auf „Absenden“ klicken.

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Danach erhalten Sie eine Versandbestätigung und eine Zusammenfassung zum Abspeichern.

Tutorial der Buchhaltung

Steuer bei internationalen
Dienstleistungen und Warenlieferungen

An Unternehmen ins EU-Ausland: Leistungsempfänger muss Umsatzsteuer abführen.

An Privatkunden ins EU-Ausland: Umsatz wird in Deutschland besteuert. Je nach Land müssen aber bestimmte Lieferschwellen beachtet werden.

Weiterführende Informationen finden Sie hier:


https://www.buchhaltungsbutler.de/rechnungsstellung-buchungssatz-lieferungen-leistungen-eu/

"Lieferungen" vs. "Sonstige Leistungen": Als Lieferungen verstehen sich Warenlieferungen, bei denen physische Güter verschickt werden. Sonstige Leistungen hingegen sind i.d.R. Dienstleistungen. Die Differenzierung ist wichtig, da Lieferungen und Leistungen steuerlich oftmals unterschiedlich behandelt werden und buchhalterisch daher anders erfasst werden müssen.

Hinweis Lieferungen & Sonst. Leistungen an Privatkunden im (EU-) Ausland:

Bei sonstigen Leistungen ist der Ort der Leistungserbringung dort, wo der leistende Unternehmer seinen Sitz hat. Hier muss Umsatzsteuer bezahlt werden. Bei einem Gewerbetreibenden, der eine Beratungsleistung an einen Privatkunden in Frankreich erbringt, also grundsätzlich in Deutschland.
Bei Lieferungen an Privatkunden aus dem EU-Ausland oder aus einem Drittstaat gelten hingegen Lieferschwellen. Bis zum Erreichen der Lieferschwelle muss Umsatzsteuer in Deutschland bezahlt werden, danach im Land des Kunden.

Hinweis Lieferungen & Sonst. Leistungen an B2B-Kunden im (EU-) Ausland:

Bei Lieferungen und sonstigen Leistungen an Unternehmenskunden im EU-Ausland greift grundsätzlich das Reverse-Charge-Verfahren. Sie müssen die UmSt. ID Ihres Kunden prüfen, schreiben die Rechnung netto unter Verweis auf die Steuerschuldumkehr.
Auch wenn Sie sich z.B. in Frankreich umsatzsteuerlich registrieren müssen, weil Sie als Online-Händler die Lieferschwelle für Privatkunden überschritten haben, muss eine Lieferung an einen Unternehmenskunden mit Reverse-Charge-Verfahren durchgeführt werden.

Buchhaltung bei Soll- und Ist-Versteuerung

Ist-Besteuerung: Umsatzsteuer auf Einnahmen muss erst beim Finanzamt angemeldet und abgeführt werden, wenn der Betrag auf dem Konto verbucht wurde.

Soll-Besteuerung: Sofort nach Leistungserbringung bzw. ab Rechnungsstellung muss die Umsatzsteuer an das Finanzamt gemeldet und abgeführt werden, egal, ob der Betrag bereits auf dem Konto eingegangen ist oder nicht.

Keine Ist-Versteuerung bei der Vorsteuer: Bei Ihren Eingangsrechnungen machen Sie grundsätzlich, ob Soll- oder Ist-Versteuerer, die Vorsteuer bei Vorliegen der Rechnung geltend und nicht erst bei Zahlung. Dies ist ein Punkt den viele "Dummies" in der Buchhaltung verwechseln.

Weiterführende Informationen finden Sie hier:


https://www.buchhaltungsbutler.de/unterschied-zwischen-soll-und-ist-versteuerung/

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Buchhaltung bei EÜR und Bilanz

Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR): Betriebseinnahmen - Betriebsausgaben = Gewinn
Bilanz: Bildet mit Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) den Jahresabschluss und gibt eine Vermögensübersicht für einem bestimmten Stichtag wider.
Aus der Bilanz lässt sich herauslesen: Anlagevermögen (Aktiva), Umlaufvermögen (Passiva), Aufstellung über Finanzierung, Eigenkapital, Fremdkapital.

Bilanzieren müssen:



  • u.A. eingetragene Kaufmänner, UG, GmbH, KG, OHG

  • wenn der Gewinn über 60.000 € oder der Umsatz über 600.000 € liegt


Debitoren/Kreditoren: Was ist das und wann braucht man sie?

Kreditorenbuchhaltung: Bilanzierende Unternehmen müssen Rechnungen zum Eingangsdatum auf ein Kreditorenkonto erfassen. Vorsteuer kann geltend gemacht werden und bei Zahlung des Betrags wird der Kreditorenposten ausgeglichen.

Weiterführende Informationen finden Sie hier:
https://www.buchhaltungsbutler.de/kreditorenbuchhaltung/

Debitorenbuchhaltung: Bilanzierende Unternehmen müssen Ausgangsrechnungen zum Ausstellungsdatum erfassen und auf ein Debitorenkonto verbuchen. Bei Zahlungseingang kann der Debitorenposten dann ausgeglichen werden.

Weiterführende Informationen finden Sie hier:
https://www.buchhaltungsbutler.de/debitorenbuchhaltung/

 


Buchhaltung für Dummies

Zusammenfassende Meldung in ElsterOnline

Mit einer Zusammenfassenden Meldung (ZM) werden innergemeinschaftliche Umsätze quartalsweise an das Finanzamt gemeldet. Wenn die Umsätze über 50.000 € pro Vierteljahr liegen, muss die ZM monatlich abgegeben werden. Die ZM muss bis zum 25. des auf den Meldezeitraum folgenden Monats abgegeben werden.


  • Bei ElsterOnline einloggen -> links „Formulare“ auswählen -> „Zusammenfassende Meldung“

  • Unternehmen auswählen oder USt-IdNr. des eigenen Unternehmens eintragen; Jahr auswählen; Berichtzeitraum auswählen.

  • Unten auf „Meldung der Warenlieferungen und sonstigen Leistungen“ klicken.

  • Auf „Eintrag hinzufügen“ klicken.

  • USt-IdNr. ausfüllen; im Feld Summe Umsätze eintragen; Art der Leistung aus Drop-Down-Menü wählen.

  • Eingaben nochmals kontrollieren und abschicken.


Jahresabschluss erstellen


  • für jeden Kaufmann Pflicht sowie für Kapital- und Personengesellschaften, insbesondere also UG und GmbH. Ausnahme: Einzelkaufleute mit weniger als 600.000 € Umsatzerlös bzw. weniger als 60.000 € Jahresüberschuss.

  • bestehend aus Bilanz und GuV (für mittelgroße und große Unternehmen zusätzlich mit Lagebericht; für börsennotierte Unternehmen zusätzlich mit Lagebericht, Kapitalabflussrechnung und Eigenkapitalspiegel)

  • Funktionen: Information für Geschäftspartner und Gläubiger, bestimmt z.B. Ausschüttung der Dividenden an Anteilseigner. Dient als Zahlungsbemessungsfunktion und bildet die Basis für die Besteuerung.

  • Publikationspflicht im Handelsregister und Bundesanzeiger

  • Fristen der Veröffentlichungen: Kleine Kapitalgesellschaften 6 Monate; mittelgroße und große Kapitalgesellschaften in den ersten drei Monaten des neuen Geschäftsjahres; Einzelkaufleute 6-9 Monate

  • Alle Vorstände einer AG und alle Geschäftsführer einer GmbH müssen den Jahresabschluss unterschreiben.

Die Angaben in diesem Artikel wurden mit großer Sorgfalt recherchiert.
Für die Richtigkeit und Vollständigkeit der angegeben Informationen können wir dennoch keine Haftung übernehmen.
Insbesondere ersetzen die Informationen keine qualifizierte Beratung durch einen Steuerberater.

Stand: 27.03.2018. Alle Angaben ohne Gewähr.

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